IHR SCHRITT ZUM #SMARTVERWALTEN

Machen Sie Smart Government zur Realität

Wie digital sind Verwaltungen in Deutschland?

DIGITALISIERUNG KANN MAN EINFACH NICHT MEHR HÖREN.

ABER IMMER ÖFTER SEHEN.

«Mehr als 95% der Kommunen nennen das Verwaltungshandeln als eines der drei wichtigsten
Handlungsfelder ihrer Digitalisierungsstrategie. Die drei am häufigsten genannten Ziele sind:

  1. Die Effizienz und Effektivität der Verwaltung
  2. Die bürgernahe und offene Verwaltung
  3. Ein erweitertes Leistungsangebot der Verwaltung.»
Quelle: Publikation KGSt / ÖFIT Oktober 2019

«14% der Kommunen haben bereits eine Digitalisierungsstrategie»

Quelle: Publikation KGSt /ÖFIT Oktober 2019

«Behörden könnten den Zeitaufwand für einzelne Verwaltungsdienstleistungen um bis zu 60% mehr als halbieren»

Quelle: McKinsey & Company Studie 2018

Wie digital sind Verwaltungen in Deutschland?

Die Ergebnisse der bundesweiten Studie der Hochschule Harz bieten Ihnen einen Überblick über den Digitalisierungsstand deutscher Kommunalverwaltungen sowie Möglichkeiten zum Vergleich mit anderen Kommunen.
Exklusive Studie der Hochschule Harz
Stadt Wolfenbüttel
Von Null auf Digital
Mit uns smart gemacht
Landratsamt Ebersberg
(Kl)eine Lösung, Große Wirkung
Mit uns smart gemacht
Landratsamt Ebersberg
Quelle: Landratsamt Ebersberg
Klick
Außenwirkung
Schnellere Zahlungen für die Wirtschaft, besseres Image für die Verwaltung
  • Das RAL Gütekriterium „Bezahlung von Auftragsrechnungen innerhalb von 15 Arbeitstagen“ erlaubt lediglich eine Abweichung von 15% der Fälle.
  • Mit dem Infoma Rechnungsworkflow konnte bei diesem Kriterium ein hervorragender Wert mit einer Abweichung von lediglich 0,8% der Rechnungen erreicht werden.
  • Durchschnittliche Bearbeitungszeit von Eingang bis Auszahlung 5,5 Tage, 70% in < 3 Tagen
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Innenwirkung
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Mehr Transparenz und Effizienz für die Verwaltungsmitarbeiter*innen
  • Alle Rechnungen werden in der Kreiskasse gescannt und ausschließlich elektronisch weitergeleitet.
  • eRechnungen aller Formate können bearbeitet werden; bei Zahlungsaufforderungen wird zudem auf Zahlscheine verzichtet.
  • Auf diese Weise lassen sich Prozesse beschleunigen und die Qualität des Ergebnisses wird transparent und verbessert.
  • Die Umwelt profitiert durch den reduzierten Papier- und Tonerverbrauch.
  • Einfach und komfortabel standardisierte Berichte generieren.
  • Die richtigen und wichtigen Informationen aus den unterschiedlichen Handlungsfeldern analysieren, interpretieren und die entsprechende Steuerungsimpulse ableiten.
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Landkreis Ebersberg

„Die Digitalisierung des Rechnungsworkflows reduzierte individuelle Belastung und steigerte die Arbeitsfreude an diesen vereinfachten Prozessen.“
Brigitte Keller, Abteilungsleiterin und Vertretung des Landrats im Amt, Landkreis Ebersberg
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14 Dimensionen des smarten LRA Ebersberg14 Dimensionen
Brigitte Keller</span>, Abteilungsleiterin und Vertretung des Landrats im Amt, Landkreis Ebersberg

Stadt Wolfenbüttel

„Unsere Gesamtstrategie ist darauf ausgerichtet, einen in sich geschlossenen Prozess zu erschaffen, der ohne Medienbrüche von Anfang bis Ende digital abläuft.“
Cara Kühn, Digitalisierungsbeauftragte der Stadt Wolfenbüttel
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Cara Kühn</span>, Digitalisierungsbeauftragte der Stadt Wolfenbüttel
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Unsere 3 Erfolgsfaktoren für
#smartverwalten

Worauf Sie achten sollten, um einen erfolgreichen Prozess in Richtung digitale Verwaltung zu starten. Denn oft stolpert man später über Dinge, die vorher geklärt sein sollten.
Los geht's

1. Kleine Schritte statt
großer Pläne

Der Weg zum Smart Government ist eher ein Marathon als ein 100-Meter-Sprint. Eine so vielschichtige Organisation wie eine kommunale Verwaltung lässt sich nicht von heute auf morgen verändern.

Es werden Wille und Ausdauer für eine konsequente Umsetzung der digitalen Verwaltung benötigt. Ebenso braucht es nicht nachlassende, dauerhafte Motivation. Kleine Erfolge bei ersten Projekten mit rasch sichtbarem und messbarem Nutzen sind starker Ansporn – und machen Lust auf mehr.

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2. Wandel ist
Führungsaufgabe

Bedenken vor einer falschen Entscheidung führen schon mal dazu, den einfachen Weg zu wählen. Doch müssen auch Risiken eingegangen werden, soll am Ende des Veränderungsprozesses die gewünschte digitale, zukunftsfähige Verwaltung stehen. Digitalisierung ist Chefsache und bedeutet: Die Verwaltungsführung muss eine Vorbildfunktion übernehmen und gleichzeitig den Mitarbeiter*innen den nötigen Rückhalt bei Entscheidungen und den Raum zum Handeln geben.

Das setzt einen aktiven, offenen Umgang mit den anstehenden Veränderungen voraus. Im Vorfeld die Mitarbeiter*innen in den Entscheidungs- und Entwicklungsprozess einzubeziehen, ist ein wichtiges Mittel zum Erfolg.

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3. New Work für
intelligentes und vernetztes Verwaltungshandeln

Eine wichtige Grundlage für den Erfolg von Smart Government ist agiles Arbeiten in interdisziplinären Teams aus IT- und Fachexperten. Weg mit dem Silo-Denken, hin zu vernetztem Handeln, Diversität und kurzen Entscheidungswegen.

Der Erfolg der digitalen Transformation basiert dabei auch auf regelmäßigen Informationen aus kompetenten Quellen, offenem Austausch, Erfahrungswerten und externer Unterstützung. Strategische Partnerschaften, die Einbindung von Projektpartnern, der Dialog mit anderen Kommunen schaffen Gemeinsamkeit – und die Voraussetzung für ein starkes Handeln.

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5 Schritte
zum #smartverwalten
mit Infoma

Integriertes Finanzwesen mit seinen Fachverfahren
Integrierte digitale Rechnungs­bearbeitung

Digitales Finanzwesen mit seinen Fachverfahren

Digitale Vernetzung von Prozessketten verschiedener Abteilungen

Smart Government Prozesse für Bürger*innen, Unternehmen und Behörden

5 Schritte
zum #smartverwalten
mit Infoma

INTEGRIERTES FINANZWESEN
MIT SEINEN FACHVERFAHREN
Ein integriertes Finanzwesen deckt alle Aufgabenbereiche Ihrer Finanzverwaltung sowie die damit verbundenen Anforderungen ab und sorgt für durchgängige, effiziente Abläufe
  • Integrierte Finanzbuchhaltung: Von der Planung über die Abwicklung des Zahlungsverkehrs bis zum Jahresabschluss
  • Integrierte Veranlagung: Veranlagung und Erhebung sämtlicher Steuern, Gebühren, Beiträge
  • Integrierte Vollstreckung: Überwachung der Forderungen bis hin zur Vollstreckung
  • Integriertes Liegenschafts- und Gebäudemanagement: Softwaregestütztes Management von Informationen über Liegenschaften, Gebäude und Anlagen
  • Integrierte Kommunale Betriebe und Bauhöfe: Abbildung aller Funktionalitäten von Auftragswirtschaft bis Zeitkonten
  • Integriertes Berichtswesen: Automatisiertes Berichtswesen zur einfachen Erstellung von Berichten aus dem Finanzwesen
Integrierte digitale
Rechnungs­bearbeitung
Eine integrierte digitale Rechnungsbearbeitung gewährleistet die vollumfängliche Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Das bedeutet kürzere Durchlaufzeiten, optimierte Abläufe und hohe Prozess-Sicherheit.
  • eRechnungsmanager: Empfangen, Verarbeiten und intelligentes Anreichern der eRechnungs-Daten aus jedem Format
  • Rechnungsworkflow: Transparente Abbildung sämtlicher Abläufe im Rechnungsfreigabeprozess
  • Elektronische Akte: Ablage, Suche und Bearbeitung von Dokumenten aus der gewohnten Umgebung heraus
  • Digitale Fakturierung: Einfache Rechnungsstellung durch flexible Vorlagen und Zugriff auf Stammdaten des Finanzwesens
  • Bestellworkflow: Mehrstufige Erstellung und Freigabe von Bestellungen und Mittelreservierungen
Digitales Finanzwesen
mit seinen Fachverfahren
Ein digitales Finanzwesen bildet papiergebundene Prozesse elektronisch ab und gewährleistet so papierlose interne Finanzprozesse
  • Freigabeworkflow: Freigabe von Dokumenten inklusive digitaler Signaturen ohne Medienbrüche
  • Elektronische Akte: Weitere digitale Fachakten für kernprozessbegleitende Dokumente, wie beispielsweise Anlagenakten oder Vollstreckungsakten
  • Business Intelligence (BI): Systematische Sammlung, Auswertung, Veredelung und Darstellung aller vorhandenen Finanzdaten
  • Digitale Verarbeitung von Steuermessbescheiden: Papierlose Abwicklung aller relevanten Geschäftsprozesse aus einer Bildschirmansicht analog des physischen Dokuments
  • ePortal Webkasse: Kassenabschlüsse mit Integration aller Transaktionen in das Finanzwesen
  • Interaktive Finanzsteuerung: Webbasierte ganzjährige Interaktive Finanzsteuerung
Digitale Vernetzung von Prozessketten
verschiedener Abteilungen
Digital vernetzte Prozessketten sichern einen optimierten Datenaustausch zwischen dem Finanzwesen und jedem beliebigen (externen) Fachverfahren
  • Adressmanagement: Permanent optimierte Adressbestände und Meldedatenabgleich
  • Prozessintegration: Integration ausgewählter Fachverfahren wie z.B. LOGA, OWI21 etc. in die Prozesse
  • Versandmanagement: Automatisierter Versand von Massendruck bspw. Steuerbescheiden
  • Dokumentenmanagement: Perfekte Ergänzung der Fachakten mit beliebigen DMS-/Archivlösungen
  • Automatisiertes Berichtswesen: Grafische und visuelle Aufbereitung der Haushaltsdaten auf Tastendruck und Präsentation per Internet
Smart Government Prozesse
für Bürger*innen, Unternehmen und Behörden
Smart Government ist intelligentes, vernetztes Verwaltungshandeln. Effiziente und transparente digitale Prozesse verbinden dabei Bürger*innen und Verwaltung. So wird Digitalisierung erlebbar.
  • ePayment: Schnelle und sichere Online-Bezahlprozesse für Steuern, Gebühren und Beiträge
  • Online Zählerstandserfassung: Direkte Online-Erfassung und Übermittlung der Zählerstände durch den/die Bürger*innen
  • Online Hundesteueranmeldung: Elektronische An- und Abmeldung von Hunden inkl. Zustellung von Bescheid und Hundemarke
  • Online Amtshilfe: Anwendung zum digitalen Austausch von Amtshilfeersuchen
  • Online Bescheidzustellung: Elektronischer Versand der aus der Anwendung heraus erzeugten Steuerbescheide
  • Online Finanz- und Steuerkonto: Elektronischer Zugang zur Finanzverwaltung für Bürger*innen und Unternehmen
  • Kennzahlenvergleich zwischen Behörden: Benchmarking auf Verwaltungsebene
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Ihr nächster Schritt? Finden Sie's raus!

Sind alle finanznahen Verwaltungsbereiche im ERP-System nahtlos integriert?
Stempeln gehört der Vergangenheit an?
Sind Ihre Prozesse papierlos?
Sind Ihre verfahrensübergreifenden Prozesse schon digital vernetzt?

Sehr gut!
Starten Sie jetzt mit Smart Government

#smartverwalten
Ja
Nein

#smartverwalten:
Machen Sie den nächsten Schritt

Unsere Smart Government Experten beraten Sie gerne!

Sie brauchen Unterstützung auf dem Weg zum intelligenten und vernetzten Verwaltungshandeln? Dann sind Sie bei uns richtig! Im Rahmen eines exklusiven Beratungsangebots unterstützen wir Sie dabei, Ihre nächsten Schritte so zu realisieren, dass Sie die Chancen und Möglichkeiten der digitalen Transformation wirksam nutzen können.

Ich will #smartverwalten

SMART GOVERNMENT
IM HERZEN DER SMART CITY

Smart City – ein Begriff, der für viele nach Zukunftsmusik klingt.
Für den Axians Mutterkonzern VINCI Energies ist er bereits Realität.

Das Leistungsportfolio der VINCI Energies Deutschland ist speziell auf die wirtschaftliche, urbane und soziale Wertschöpfung einer Stadt ausgerichtet. Mit der Bereitstellung der nötigen Expertise, den Technologien und Prozessen unterstützt sie damit die Planung und Umsetzung auf dem Weg von der herkömmlichen Stadt zur Stadt der Zukunft.

Die Digitalschmiede - Smart City Showroom

Die Digitalschmiede ist der Raum für Ihren digitalen Wandel. Auf mehr als 300 Quadratmetern erleben Sie die Möglichkeiten der digitalen Transformation – mit praxisnahen Showcases für die Smart Industry, Smart City, Smart Energy und Smart Building. Erleben Sie ein inspirierendes Umfeld für Ihre Mitarbeiter*innen und methodische Begleitung durch die Digitalexperten und das Netzwerk von VINCI Energies Deutschland – von der Ideenfindung bis zu konkreten Prototypen für Ihr digitales Unternehmen.

Zur Digitalschmiede
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