IHR SCHRITT ZUM #SMARTVERWALTEN

Machen Sie Smart Government zur Realität

DIGITALER RÜCKSTAND IN DEUTSCHEN KOMMUNEN:
URSACHEN &
LÖSUNG

Download 1. Thesenpapier
Download 2. Thesenpapier

DIGITALISIERUNG KANN MAN EINFACH NICHT MEHR HÖREN.

ABER IMMER ÖFTER SEHEN.

„Es ist wichtig, dass die Kommunen weiter an der Digitalisierung arbeiten. Das heißt aber, die Prozesse müssen nicht nur digitalisiert, sondern auch verschlankt werden. Es geht darum, Routineaufgaben abzulösen und Prozesse im Sinne des OZG zu verkürzen.“

Quelle: Christian Diste, Kunden- und Projektmanagement Finanz- und Rechnungswesen/Leiter Fachbereich Support Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen ekom21

„Uns beschäftigt seit Jahren alles rund um das Thema Digitalisierung. Für das Onlinezugangsgesetz wollen wir z.B. so aufgestellt sein, dass wir möglichst alle Dienstleistungen online zur Verfügung stellen und so durchgängig elektronisch bearbeiten können.“

Quelle: Carina Steinert, Organisation und IT und Stabsstelle BM-digital Kreisstadt Bergheim / Nordrhein-Westfalen im Rahmen des Projekts: Einführung Infoma App Webkasse

„Durch die Integration der elektronischen Akte im Finanzverfahren haben wir vollständige Daten an einer Stelle und damit sofortigen Zugriff auf alle benötigten Informationen. Auf diese Weise sind wir in der Lage, bei Rückfragen – auch von Bürger:innen – einfach und schnell fundierte Auskünfte geben zu können.“

Quelle: Arno Fasen, Sachgebietsleiter Organisation/IT Fachbereich 1 – Organisation & Finanzen Verbandsgemeinde Gerolstein / Rheinland-Pfalz im Rahmen des Projekts: Digitalisierung der gesamten Verwaltung, u.a. mit Einführung der Elektronischen Akte

Schwerpunkte von Behörden bei der Digitalisierung –

welche Themen sind jetzt besonders wichtig?

48%
Digitalisierung
Verwaltungs- & Arbeitsprozesse wie E-Akte
34%
Demografieorientierte Personalpolitik
32%
Attraktivität als Arbeitgeber steigern
31%
Umsetzung OZG
Quelle: Infografik "Zukunftspanel Staat & Verwaltung 2021" (virtual-solution.com)

Wie digital sind Verwaltungen in Deutschland?

Die Ergebnisse der bundesweiten Studie der Hochschule Harz bieten Ihnen einen Überblick über den Digitalisierungsstand deutscher Kommunalverwaltungen sowie Möglichkeiten zum Vergleich mit anderen Kommunen.
Exklusive Studie der Hochschule Harz

6 Fragen über die Studie an Prof. Dr. Weiß

Die größte Erkenntnis aus der Studie?

Zuerst intern oder extern digitalisieren?

Warum mehr digitalisieren als gesetzlich vorgeschrieben?

Was kommt nach Strategie und "Digital Leader"?

Ihre Empfehlung an Verwaltungen mit wenig Digitalisierungserfahrung?

Was empfehlen Sie Kommunen, die neue Wege gehen wollen, aber noch unsicher sind?

Stadt Wolfenbüttel
Von Null auf Digital
Mit uns smart gemacht
Landratsamt Ebersberg
(Kl)eine Lösung, Große Wirkung
Mit uns smart gemacht
Landratsamt Ebersberg
Quelle: Landratsamt Ebersberg
Klick
Außenwirkung
Schnellere Zahlungen für die Wirtschaft, besseres Image für die Verwaltung
  • Das RAL Gütekriterium „Bezahlung von Auftragsrechnungen innerhalb von 15 Arbeitstagen“ erlaubt lediglich eine Abweichung von 15% der Fälle.
  • Mit dem Infoma Rechnungsworkflow konnte bei diesem Kriterium ein hervorragender Wert mit einer Abweichung von lediglich 0,8% der Rechnungen erreicht werden.
  • Durchschnittliche Bearbeitungszeit von Eingang bis Auszahlung 5,5 Tage, 70% in < 3 Tagen
x
Innenwirkung
Klick
Mehr Transparenz und Effizienz für die Verwaltungsmitarbeiter*innen
  • Alle Rechnungen werden in der Kreiskasse gescannt und ausschließlich elektronisch weitergeleitet.
  • eRechnungen aller Formate können bearbeitet werden; bei Zahlungsaufforderungen wird zudem auf Zahlscheine verzichtet.
  • Auf diese Weise lassen sich Prozesse beschleunigen und die Qualität des Ergebnisses wird transparent und verbessert.
  • Die Umwelt profitiert durch den reduzierten Papier- und Tonerverbrauch.
  • Einfach und komfortabel standardisierte Berichte generieren.
  • Die richtigen und wichtigen Informationen aus den unterschiedlichen Handlungsfeldern analysieren, interpretieren und die entsprechende Steuerungsimpulse ableiten.
x

Landkreis Ebersberg

„Die Digitalisierung des Rechnungsworkflows reduzierte individuelle Belastung und steigerte die Arbeitsfreude an diesen vereinfachten Prozessen.“
Brigitte Keller, Abteilungsleiterin und Vertretung des Landrats im Amt, Landkreis Ebersberg
Film abspielen
14 Dimensionen des smarten LRA Ebersberg14 Dimensionen
Brigitte Keller</span>, Abteilungsleiterin und Vertretung des Landrats im Amt, Landkreis Ebersberg

Stadt Wolfenbüttel

„Unsere Gesamtstrategie ist darauf ausgerichtet, einen in sich geschlossenen Prozess zu erschaffen, der ohne Medienbrüche von Anfang bis Ende digital abläuft.“
Cara Kühn, Digitalisierungsbeauftragte der Stadt Wolfenbüttel
Film abspielen
Cara Kühn</span>, Digitalisierungsbeauftragte der Stadt Wolfenbüttel
x

5 Schritte
zum #smartverwalten
mit Infoma

Integriertes Finanzwesen mit seinen Fachverfahren
Integrierte digitale Rechnungs­bearbeitung

Digitales Finanzwesen mit seinen Fachverfahren

Digitale Vernetzung von Prozessketten verschiedener Abteilungen

Smart Government Prozesse für Bürger*innen, Unternehmen und Behörden

5 Schritte
zum #smartverwalten
mit Infoma

INTEGRIERTES FINANZWESEN
MIT SEINEN FACHVERFAHREN
Ein integriertes Finanzwesen deckt alle Aufgabenbereiche Ihrer Finanzverwaltung sowie die damit verbundenen Anforderungen ab und sorgt für durchgängige, effiziente Abläufe
  • Integrierte Finanzbuchhaltung: Von der Planung über die Abwicklung des Zahlungsverkehrs bis zum Jahresabschluss
  • Integrierte Veranlagung: Veranlagung und Erhebung sämtlicher Steuern, Gebühren, Beiträge
  • Integrierte Vollstreckung: Überwachung der Forderungen bis hin zur Vollstreckung
  • Integriertes Liegenschafts- und Gebäudemanagement: Softwaregestütztes Management von Informationen über Liegenschaften, Gebäude und Anlagen
  • Integrierte Kommunale Betriebe und Bauhöfe: Abbildung aller Funktionalitäten von Auftragswirtschaft bis Zeitkonten
  • Integriertes Berichtswesen: Automatisiertes Berichtswesen zur einfachen Erstellung von Berichten aus dem Finanzwesen
Integrierte digitale
Rechnungs­bearbeitung
Eine integrierte digitale Rechnungsbearbeitung gewährleistet die vollumfängliche Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Das bedeutet kürzere Durchlaufzeiten, optimierte Abläufe und hohe Prozess-Sicherheit.
  • eRechnungsmanager: Empfangen, Verarbeiten und intelligentes Anreichern der eRechnungs-Daten aus jedem Format
  • Rechnungsworkflow: Transparente Abbildung sämtlicher Abläufe im Rechnungsfreigabeprozess
  • Elektronische Akte: Ablage, Suche und Bearbeitung von Dokumenten aus der gewohnten Umgebung heraus
  • Digitale Fakturierung: Einfache Rechnungsstellung durch flexible Vorlagen und Zugriff auf Stammdaten des Finanzwesens
  • Bestellworkflow: Mehrstufige Erstellung und Freigabe von Bestellungen und Mittelreservierungen
Digitales Finanzwesen
mit seinen Fachverfahren
Ein digitales Finanzwesen bildet papiergebundene Prozesse elektronisch ab und gewährleistet so papierlose interne Finanzprozesse
  • Freigabeworkflow: Freigabe von Dokumenten inklusive digitaler Signaturen ohne Medienbrüche
  • Elektronische Akte: Weitere digitale Fachakten für kernprozessbegleitende Dokumente, wie beispielsweise Anlagenakten oder Vollstreckungsakten
  • Business Intelligence (BI): Systematische Sammlung, Auswertung, Veredelung und Darstellung aller vorhandenen Finanzdaten
  • Digitale Verarbeitung von Steuermessbescheiden: Papierlose Abwicklung aller relevanten Geschäftsprozesse aus einer Bildschirmansicht analog des physischen Dokuments
  • ePortal Webkasse: Kassenabschlüsse mit Integration aller Transaktionen in das Finanzwesen
  • Interaktive Finanzsteuerung: Webbasierte ganzjährige Interaktive Finanzsteuerung
Digitale Vernetzung von Prozessketten
verschiedener Abteilungen
Digital vernetzte Prozessketten sichern einen optimierten Datenaustausch zwischen dem Finanzwesen und jedem beliebigen (externen) Fachverfahren
  • Adressmanagement: Permanent optimierte Adressbestände und Meldedatenabgleich
  • Prozessintegration: Integration ausgewählter Fachverfahren wie z.B. LOGA, OWI21 etc. in die Prozesse
  • Versandmanagement: Automatisierter Versand von Massendruck bspw. Steuerbescheiden
  • Dokumentenmanagement: Perfekte Ergänzung der Fachakten mit beliebigen DMS-/Archivlösungen
  • Automatisiertes Berichtswesen: Grafische und visuelle Aufbereitung der Haushaltsdaten auf Tastendruck und Präsentation per Internet
Smart Government Prozesse
für Bürger*innen, Unternehmen und Behörden
Smart Government ist intelligentes, vernetztes Verwaltungshandeln. Effiziente und transparente digitale Prozesse verbinden dabei Bürger*innen und Verwaltung. So wird Digitalisierung erlebbar.
  • ePayment: Schnelle und sichere Online-Bezahlprozesse für Steuern, Gebühren und Beiträge
  • Online Zählerstandserfassung: Direkte Online-Erfassung und Übermittlung der Zählerstände durch den/die Bürger*innen
  • Online Hundesteueranmeldung: Elektronische An- und Abmeldung von Hunden inkl. Zustellung von Bescheid und Hundemarke
  • Online Amtshilfe: Anwendung zum digitalen Austausch von Amtshilfeersuchen
  • Online Bescheidzustellung: Elektronischer Versand der aus der Anwendung heraus erzeugten Steuerbescheide
  • Online Finanz- und Steuerkonto: Elektronischer Zugang zur Finanzverwaltung für Bürger*innen und Unternehmen
  • Kennzahlenvergleich zwischen Behörden: Benchmarking auf Verwaltungsebene
Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 #smartverwalten
x

Ihr nächster Schritt? Finden Sie's raus!

Sind alle finanznahen Verwaltungsbereiche im ERP-System nahtlos integriert?
Stempeln gehört der Vergangenheit an?
Sind Ihre Prozesse papierlos?
Sind Ihre verfahrensübergreifenden Prozesse schon digital vernetzt?

Sehr gut!
Starten Sie jetzt mit Smart Government

#smartverwalten
Ja
Nein

ICH WÜRDE JA GERNE LOSDIGITALISIEREN ABER MIR FEHLEN DIE Ressourcen!

Outsourcen & Profitieren

Mehr Ressourcen
durch Outsourcen weil…

…die Auslagerung der kommunalen Buchhaltung den Verwaltungen mehr Handlungsspielraum verschafft.

In der Doppik muss der rechtskonforme Stand von Anlagenbuchhaltung und Finanzbuchhaltung stets gewährleistet sein. Mit unseren passgenauen Dienstleistungen sorgen wir dafür, dass alle Anforderungen an das neue Rechnungswesen erfüllt werden – damit mehr Zeit für zukunftsorientierte Digitalisierungsmaßnahmen bleibt.

Weiter

Mehr Ressourcen
durch Outsourcen weil…

…die Buchhaltung immer auf dem aktuellen Stand ist und der Jahresabschluss zeitnah erstellt wird.
Die ordnungsgemäße Führung der Buchhaltung stellt Kommunen bei anhaltendem Fachkräftemangel und fortschreitendem demografischen Wandel vor immer größere Herausforderungen. Es braucht ausreichende personelle Ressourcen mit dem entsprechenden Fachwissen. Das Outsourcing der Buchhaltung garantiert eine laufende und zeitnahe Bearbeitung und somit eine fristgerechte Aufstellung des Jahresabschlusses.
Weiter

Mehr Ressourcen
durch Outsourcen weil…

…eine hohe Qualität der Buchhaltung gewährleistet ist.
Komplexe Sachverhalte – wie beispielsweise größere Bauvorhaben mit Mehrfachfinanzierungen über mehrere Jahre, Städtebausanierungen und die Abgrenzung von Investition und Aufwand – sind rechtskonform in der Buchhaltung abzubilden. Hinzu kommt die steigende Anlagenintensität. Das Outsourcing der Buchhaltung gewährleistet Rechtskonformität und die prüfungssichere Aufstellung des Jahresabschlusses.
Weiter

Mehr Ressourcen
durch Outsourcen weil…

…Bilanz-Rückstände mit professioneller Unterstützung aufgeholt werden.
Die Erstellung von Eröffnungsbilanz und doppischen Jahresabschlüssen ist in manchen Kommunen bisher noch nicht erfolgt. Personelle Engpässe, aber auch Defizite beim Fachwissen sind Gründe dafür. Damit fehlen jedoch gleichzeitig aktuelle Finanzinformationen für die operative und strategische Steuerung. Das Outsourcing der Buchhaltung stellt den geforderten Stand sicher und ermöglicht der Finanzverwaltung, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.
Weiter

Mehr Ressourcen
durch Outsourcen weil…

…das Outsourcing-Budget transparent und planbar ist.
Neben der kontinuierlichen Durchführung der Buchhaltung fordern weitere notwendige Arbeiten wie die Erstellung von Eröffnungsbilanz, Jahres- und Gesamtabschluss zusätzlich Zeit und Personal – ein Aufwand, der sich zu planbaren Kosten für andere Aufgaben effizienter nutzen lassen würde. Das Outsourcing der Buchhaltung bietet den Vorteil einfacher Budgetierung mit transparenten Kosten.
Weiter

#smartverwalten:
Machen Sie den nächsten Schritt

Unsere Smart Government Experten beraten Sie gerne!

Sie brauchen Unterstützung auf dem Weg zum intelligenten und vernetzten Verwaltungshandeln? Dann sind Sie bei uns richtig! Im Rahmen eines kostenfreien Beratungsangebots unterstützen wir Sie dabei, Ihre nächsten Schritte so zu realisieren, dass Sie die Chancen und Möglichkeiten der digitalen Transformation wirksam nutzen können.

 

Vereinbaren Sie einen Termin und erhalten Sie Antworten auf folgende Fragen:

 

  • An welchem Punkt der Digitalisierung steht Ihr Finanzbereich?
  • Wo können Ihre Fachbereiche automatisiert zusammenarbeiten?
  • Welche Online-Services können Sie Bürger*innen und Unternehmen anbieten?

Ich will #smartverwalten

SMART GOVERNMENT
IM HERZEN DER SMART CITY

Smart City – ein Begriff, der für viele nach Zukunftsmusik klingt.
Für den Axians Mutterkonzern VINCI Energies ist er bereits Realität.

Das Leistungsportfolio der VINCI Energies Deutschland ist speziell auf die wirtschaftliche, urbane und soziale Wertschöpfung einer Stadt ausgerichtet. Mit der Bereitstellung der nötigen Expertise, den Technologien und Prozessen unterstützt sie damit die Planung und Umsetzung auf dem Weg von der herkömmlichen Stadt zur Stadt der Zukunft.

Die Digitalschmiede - Smart City Showroom

Die Digitalschmiede ist der Raum für Ihren digitalen Wandel. Auf mehr als 300 Quadratmetern erleben Sie die Möglichkeiten der digitalen Transformation – mit praxisnahen Showcases für die Smart Industry, Smart City, Smart Energy und Smart Building. Erleben Sie ein inspirierendes Umfeld für Ihre Mitarbeiter:innen und methodische Begleitung durch die Digitalexperten und das Netzwerk von VINCI Energies Deutschland – von der Ideenfindung bis zu konkreten Prototypen für Ihr digitales Unternehmen.

Zur Digitalschmiede
x